Att arbeta med data som drivkraft

Hur får man koll på kostnader, resurser och inköp i ett byggbolag med många parallella projekt? För T-byggen är svaret att koppla ihop kalkyler i Bidcon med analyser i Power BI. Resultatet? En smartare uppföljningsprocess och bättre beslutsunderlag.

Sammankopplingen av de båda systemen har gett T-Byggen nya möjligheter att analysera och visualisera kalkyldata – något som sparar tid, ökar träffsäkerheten i inköp och förbättrar samarbetet mellan avdelningar.

– Med Bidcons API-tillval kan vi koppla våra kalkyler direkt till Power BI. På så sätt effektiviserar vi vårt arbete samtidigt som det förbättrar kommunikationen och förståelsen för våra projekt genom olika delar av organisationen, säger Andreas Löfving, kalkylchef på T-byggen.

Standardiserade kalkyler och datadrivna insikter

T-byggen som idag har sitt huvudkontor i Alingsås har växt avsevärt sedan starten på 1970-talet. Bolaget driver byggprojekt inom allt från bostäder och kontor till skolor, vård- och omsorgsfastigheter. Under de senaste åren har bolaget utvecklat ett mer datadrivet sätt att kalkylera – inte minst tack vare Bidcon från Eleco.

– När jag började 2018 jobbade vissa fortfarande i Excel och en äldre version av Bidcon. Men det var ganska snart efter det som vi krokade arm med Eleco och fann ett arbetssätt med nya Bidcon som hela företaget kunde ställa sig bakom, berättar Andreas.

Sedan 2019 är Bidcon implementerat genom hela organisationen. Kalkylarbetet är mer enhetligt, samarbetsytorna tydligare och det är enklare att återanvända data mellan olika delar av projekten.

API-tillägget ett naturligt nästa steg

Steget att börja använda API-tillägget till Bidcon växte fram ur ett konkret behov; att kunna analysera kalkyldata snabbare och med mer flexibilitet på ett sätt som passar T-Byggens verksamhet.

– Som kalkylchef jobbar jag väldigt brett – med allt från inköp, till uppstart, projektering, ramavtal, prognos och uppföljning. När jag insåg hur snabbt jag kunde få ut rätt information med hjälp av API:t till Power BI var det en no-brainer, säger Andreas.

Med API-integrationen kan han till exempel ta fram mängder och kostnader för prefab-betong i tre projekt på bara tio sekunder. Information som tidigare skulle ha tagit minst tio minuter att samla manuellt. Funktionen har även förbättrat kommunikationen mellan olika funktioner i bolaget.

– Kalkyler kan vara rätt obegripliga för den som inte är insatt. Men presenterar jag datan i Power BI så förstår både platschefer och affärsansvariga direkt vad det handlar om. Det blir ett helt annat samtal när alla har en gemensam förståelse för siffrorna, menar Andreas som även ser tydliga affärsfördelar:

– Vi blir säkrare i våra inköp och mer träffsäkra i våra prognoser. Det är inte bara jag som har nytta av datan längre – hela organisationen får ett lyft.

Bättre samarbete – och färre missar

Kopplingen mellan Bidcon och Power BI har även stärkt samarbetet mellan kalkylavdelningen och andra delar av organisationen. Idag delar inköp, projektledning och ekonomi samma bild av kostnader och resurser.

– När alla har tillgång till samma grunddata blir det enklare att undvika missförstånd. Det blir också lättare att följa upp och förstå varför något avviker. Vi kan börja jobba mer proaktivt, säger Andreas som avslutar med att betona vikten av att ha koll på informationsflödet: Det gäller att vara konsekvent i hur man benämner saker i kalkylen. Är kontona fel blir analyserna fel. Men gör man jobbet rätt från början så har man igen det längs hela kedjan – från kalkyl till uppföljning i Asta Powerproject.

Fördelar i korthet:

• Effektivare inköp: Snabb tillgång till detaljerad kostnadsdata möjliggör bättre förhandlingar och kostnadskontroll.
• Bättre beslutsunderlag: Visualisering av data gör det enklare för olika avdelningar att förstå och agera på informationen.
• Förbättrat samarbete: Gemensamma verktyg och standardiserad datahantering främjar samarbete mellan kalkyl, projektledning och ekonomi.

Kontakta oss för mer information om Bidcon och API.