Bidcon bidrar med affärsnytta för Avarn Security

Avarn Security är en ledande aktör inom säkerhetslösningar i Norden. Det är en komplex verksamhet med uppdrag som innefattar allt från bevakning och larmcentraler till tekniska säkerhetssystem för både företag, offentlig sektor och privatpersoner. I Norge arbetar Tommy Iversen som kvalitetscontroller – en roll som knyter ihop sälj- och projektavdelningarna och ser till att kalkylarbetet håller hög kvalitet.

– Jag fungerar lite som ett nav för att hjälpa projekt- och säljavdelningarna med ett större perspektiv. När något inte fungerar, oavsett om det rör kalkyler eller något i vårt CRM, kommer säljarna till mig, berättar Tommy.

För Avarn handlar kalkylering främst om företagskunder. Projekten är ofta stora, komplexa installationer för industri- och företagsmiljöer. Det medför höga krav på både precision och effektivitet. Privatmarknaden består till stor del av vad man betecknar som standardjobb, men även en del större bostadsinstallationer där exempelvis omfattande kabeldragningar förekommer. I de fallen kommer Bidcon väl till pass även för uppdrag åt privata kunder.

Effektivisering i hela säljorganisationen

Sedan ungefär ett halvår använder 35 medarbetare på säljavdelningen i Norge Bidcon i sitt dagliga arbete. Programvaran används av två heltidskalkylatorer och säljare som använder Bidcon för att ta fram prisförslag till sina kunder. Eftersom medarbetarna kan arbeta självständigt i programmet har detta inneburit ett skifte mot en betydligt mer självständig och snabbfotad organisation. En av anledningarna till att det gått så pass smidigt tillskriver Tommy den egna databasen.

– Det allra första vi gjorde var att, tillsammans med Eleco, bygga upp en egen databas som passar våra behov och säljarnas arbete. Vi rensade därför bort överflödigt innehåll och förenklade gränssnittet för att skapa en version av programvaran som är anpassad för användarna på vår säljavdelning. På så vis har vi skapat en egen lite mer strömlinjeformad version. Det har inneburit att vi minimerat risken för fel och samtidigt effektiviserat processerna för våra säljare. Ger man för mycket information i början leder det ofta till fel. Nya medarbetare får börja med en enklare introduktion och sedan bygga på kunskapen, förklarar Tommy.

Utbildningen i att använda Bidcon har skett stegvis. Nya medarbetare lär sig de mest grundläggande funktionerna först för att sedan successivt ta sig an mer avancerade funktioner och uppgifter. Samtidigt bidrar Tommy med löpande stöd och små tips i det dagliga arbetet.

Ett välfungerande samarbete med Eleco

En avgörande faktor vid valet av kalkylprogram var möjligheten att integrera med företagets ERP- och CRM-system. Detta klarar Bidcon med bravur. Kalkyler kan både hämta fasta priser från ERP och skicka tillbaka data efter bearbetning. På så vis kan projektavdelningen direkt  arbeta vidare med timmar, material och produkter.

– Flexibiliteten och möjligheten att hantera stora datamängder snabbt är de största vinsterna för oss. Och samarbetet med Eleco fungerar väldigt bra – de är framåtlutade, lyhörda och månar om att hålla igång dialogen om våra behov. Samtidigt  får vi snabb hjälp när vi behöver det, säger Tommy.

Planer finns även på att utveckla integrationen med Bluebeam, för att kunna importera mängdavtagningarna direkt till Bidcon. Molnfunktionen som Bidcon har används redan idag för att dela kalkyler direkt med projektledare. Detta sparar tid och säkerställer att alla har tillgång till uppdaterad information.

En långsiktig strategi

Eftersom Avarn Security arbetar med en så pass stor volym av kalkyler, där vissa medarbetare gör upp mot tio om dagen beroende på projekt, så är effektivitet en avgörande faktor. Bidcon har snabbt blivit en central del av processen och utvecklingsmöjligheterna är långt ifrån uttömda.

– Vi har alltid många projekt igång samtidigt. Med Bidcon kan vi arbeta snabbare, mer exakt och mer samordnat. Det är en investering som fortsätter ge värde varje dag, konstaterar Tommy.

Fördelar i korthet:

• Snabbare flöden: Fler i säljorganisationen kan själva ta fram kompletta kalkyler utan att vänta på kalkylfunktionen.
• Minskad felrisk: Egenutvecklad databas med förenklat innehåll gör arbetet mer träffsäkert.
• Sömlösa integrationer: Koppling till ERP- och CRM-system ger kontroll över pris, material och resurser.
• Effektivare samarbete: Bidcon Connect ger projektledare direktåtkomst till uppdaterade kalkyler.
• Flexibel utveckling: Möjlighet att anpassa och bygga vidare med fler funktioner och integrationer över tid med Eleco som partner.