Följer programvaran verksamheten – eller tvärtom?
Om flexibilitet, skalbarhet och varför valet av kalkylverktyg påverkar mer än själva anbudskalkylen.
Som kalkylator vet du att det sällan finns ett enda sätt att räkna på ett projekt. Förfrågningsunderlagen varierar, entreprenader ställer olika krav och varje företag har sina egna rutiner för mängdning, prissättning och uppföljning.
Ändå är det lätt att fastna i arbetssätt som dikteras av programvaran, istället för att utgå från det som skapar mest värde i projektet.
Men hur mycket ska du egentligen behöva anpassa ditt arbetssätt efter verktyget? Och vad händer när verksamheten växer eller projekten blir mer komplexa?
Ett arbetssätt som fungerar i verkligheten
För den som arbetar med kalkylering inom bygg, anläggning, el, larm eller VS är kalkylen mer än en sammanställning av mängder, material och arbetstider. Den speglar också företagets erfarenhet, rutiner och sätt att bedöma projekt.
I vissa projekt behövs en detaljerad struktur med uppdelning per byggnad, våningsplan eller installationsdel. I andra är det viktigare att snabbt kunna ta fram en översiktlig kostnadsbild. En kalkylator kanske helst börjar med en beprövad mall, medan en annan vill utgå från mängder i ett externt underlag.
Det behöver inte betyda att man ser olika på kalkylering. Ofta handlar det helt enkelt om olika sätt att lösa olika uppgifter.
Därför bör flexibilitet vara en naturlig del av diskussionen när man väljer kalkylprogramvara. Verktyget behöver kunna stödja både företagets gemensamma struktur och de variationer som uppstår i det dagliga arbetet.
Det handlar inte om att alla ska räkna hur som helst. Gemensamma principer ger tydliga ramar som underlättar samarbetet. Men en gemensam grund behöver inte innebära att varje projekt måste pressas in i exakt samma arbetsflöde.
Anpassning är mer än några inställningar
I kalkylarbetet handlar anpassningsmöjligheter om betydligt mer än gränssnitt och personliga inställningar.
Kan företaget bygga upp egna mallar och återanvända kalkylstrukturer? Går det att skapa resurser, recept och byggdelstyper som speglar de material och arbetsmoment man faktiskt använder? Kan kalkylen presenteras på ett sätt som fungerar både internt och gentemot beställaren?
För en installationsentreprenör kan det exempelvis handla om att skapa egna kombinationer av material och arbetstid. För ett byggföretag kan återanvändbara kalkylmallar för olika projekttyper vara centrala. Inom anläggning kan projektets indelning och mängdunderlag påverka hur kalkylen behöver struktureras.
När programvaran ger utrymme att arbeta utifrån verksamhetens egna förutsättningar blir det lättare att kombinera etablerade rutiner med projektspecifika behov.
Dagens behov är inte alltid morgondagens
Det är lätt att utgå från hur verksamheten ser ut just nu när man väljer kalkylprogramvara. Men behoven kan förändras snabbare än man tror.
Ett företag som i dag främst räknar på mindre uppdrag kan senare börja ta sig an större entreprenader. En organisation med ett fåtal kalkylatorer kan växa, etablera fler kontor eller behöva samordna arbetet mellan flera yrkesroller.
Även kraven på rapportering, inköp och produktionsuppföljning kan förändras.
Då blir skalbarheten viktig. Att en lösning fungerar för dagens behov betyder inte automatiskt att den passar när verksamheten förändras. Därför är det klokt att redan vid programvaruvalet fundera över vilka arbetssätt och funktioner som kan bli aktuella längre fram.
Några frågor att ställa är:
- Kan vi börja med det vi behöver i dag och bygga vidare när behoven förändras?
- Klarar lösningen mer omfattande kalkyler och andra typer av projekt längre fram?
- Kan kalkylinformationen återanvändas i andra delar av projektprocessen?
- Kan vi utveckla våra egna mallar och rutiner utan att behöva börja om?
Det betyder inte att man behöver köpa funktioner för varje tänkbart framtidsscenario. Poängen är att dagens val inte ska begränsa morgondagens möjligheter.
Kalkylen kan ha ett värde även efter anbudet
Kalkylarbetet slutar inte nödvändigtvis när anbudet är inlämnat. Information om kostnader, material, mängder och resurser kan också vara relevant för planering, inköp och uppföljning.
När informationen kan återanvändas slipper man göra om sådant som redan finns dokumenterat. Det förutsätter förstås att kalkylen har en struktur och ett innehåll som fungerar även i nästa steg.
Det är ytterligare ett skäl att se kalkylprogramvaran i ett större sammanhang. Frågan är inte bara hur snabbt man kan räkna fram ett anbud, utan också hur väl kalkylinformationen kan bidra till arbetet efter anbudsskedet.
Flexibilitet med en gemensam grund
Flexibilitet behöver inte stå i motsats till kontroll. Gemensamma principer för prissättning, kalkylstruktur och uppföljning skapar kontinuitet, medan utrymme för projektspecifika lösningar gör att fungerande arbetssätt inte behöver anpassas efter systemets begränsningar. Rätt balans ser olika ut mellan företag och bör därför prövas i verkliga kalkylsituationer, inte bara bedömas utifrån en funktionslista.
I Bidcon finns exempelvis möjligheter att arbeta med egna och redigerbara kalkylmallar, resurser, recept och byggdelstyper. Funktionaliteten kan också byggas på med olika tillägg och kopplingar till andra delar av projektprocessen. Det ger verksamheter möjlighet att utforma ett arbetssätt utifrån sina egna förutsättningar.
Programvaran ska stödja utvecklingen – inte sätta gränsen
När du utvärderar kalkylprogramvara är det därför värt att testa mer än standardprojektet. Prova hur enkelt det är att skapa och återanvända egna strukturer, hantera projekt som avviker och använda kalkylinformationen vidare. Ta också med kalkylatorerna i utvärderingen. Det är de som känner till de praktiska detaljerna, genvägarna och fallgroparna i anbudsprocessen.
I slutändan är kalkylatorns yrkeskunskap, erfarenhet och förståelse för projektet avgörande. Programvarans uppgift är att ge stöd åt den kompetensen.
Den viktigaste frågan är kanske inte om ett kalkylprogram har alla funktioner du kan önska dig just i dag. Snarare om det ger tillräckligt med utrymme att arbeta på det sätt som fungerar och att fortsätta utvecklas när förutsättningarna förändras.
För det bör vara verksamhetens behov, projektets förutsättningar och kalkylatorns yrkeskunskap som formar kalkylen. Inte tvärtom.
__________________________
Sammanfattning
- Kalkylprogrammet ska stödja verksamhetens arbetssätt, inte styra det.
- Flexibilitet behöver kombineras med en gemensam struktur för kalkylering och uppföljning.
- Lösningen bör kunna växa med nya projekt, fler användare och förändrade krav.
- Kalkylinformationen bör kunna återanvändas i planering, inköp och uppföljning.