Hur får du en projektplan som faktiskt används i praktiken?
De flesta byggprojekt startar med en genomarbetad projektplan. Ändå finns det tidplaner som snabbt tappar sin relevans, medan andra fortsätter att vara ett aktivt stöd för projektgruppen genom hela projektet. Vad är skillnaden?
I bygg- och anläggningsprojekt är det sällan själva projektplaneringen som är den största utmaningen. Erfarna projektledare och planerare vet hur man bygger upp en struktur, identifierar aktiviteter och skapa en genomförbar tidplan.
Utmaningen uppstår ofta när projektets förutsättningar börjar förändras.
Leveranser flyttas fram, resurser omfördelas och nya beslut påverkar sådant som tidigare varit självklart. Det är ofta först då som man ser hur användbar projektplanen egentligen är.
Så behåller projektplanen sitt värde genom projektet
En vanlig uppfattning är att kontroll handlar om att ha en detaljerad tidplan. I praktiken handlar det minst lika mycket om att förstå konsekvenserna när något förändras.
I många byggprojekt uppstår utmaningar inte på grund av en enskild aktivitet. Ofta handlar det om att effekterna sprider sig vidare genom projektet och påverkar andra aktiviteter, resurser eller milstolpar.
Därför lägger många erfarna projektledare stor vikt vid att förstå sambanden mellan aktiviteter, resurser och beroenden.
En projektplan blir särskilt värdefull när den hjälper projektgruppen att förstå vad som påverkas när förutsättningarna förändras.
Ju större projektet blir, desto viktigare blir beroendena
I mindre projekt kan förändringar ofta hanteras genom erfarenhet, tät kommunikation och snabba beslut.
I större projekt blir sambanden betydligt mer komplexa. När flera entreprenörer, discipliner och resurser behöver samordnas ökar också risken att konsekvenserna av en förändring underskattas.
Det som först verkar vara en mindre justering kan senare påverka både resurser, leveranser och slutdatum.
Därför handlar modern projektplanering inte bara om att skapa en tidplan. Den handlar också om att förstå relationerna mellan aktiviteter och hur olika delar av projektet påverkar varandra.
Det är ofta där de viktigaste besluten fattas.
När detaljer hjälper och när de stjälper
En projektplan behöver innehålla tillräckligt med detaljer för att kunna användas som styrverktyg, men samtidigt vara möjlig att underhålla över tid.
En för övergripande plan gör det svårt att följa upp projektet och fånga avvikelser i tid. Samtidigt kan en alltför detaljerad tidplan bli svår att hålla uppdaterad när projektet förändras.
Många framgångsrika projektteam hittar en balans där projektplanen fungerar både som ett verktyg för projektstyrning, projektuppföljning och som ett praktiskt stöd i vardagen.
När tidplan och resursplanering ses som en helhet
En projektplan behöver också spegla verkliga förutsättningar.
I teorin kan många projekt genomföras snabbare än i praktiken. Den avgörande frågan är ofta inte om en aktivitet kan genomföras, utan om rätt kompetens finns tillgänglig vid rätt tidpunkt.
När tidplan och resurser planeras separat ökar risken för överbelastningar, omplaneringar och onödiga förseningar.
När de istället ses som delar av samma helhet blir det enklare att fatta beslut baserade på projektets faktiska förutsättningar.
Framgångsrika projekt arbetar aktivt med förändring
Ingen erfaren projektledare förväntar sig att ett byggprojekt ska följa ursprungsplanen exakt.
Skillnaden ligger ofta i hur snabbt projektorganisationen kan förstå och hantera förändringar när de uppstår.
De projekt som behåller kontrollen är ofta de som tidigt kan se konsekvenserna av nya förutsättningar och agera innan mindre avvikelser utvecklas till större problem.
På så sätt blir projektplanen inte bara en plan för vad som ska hända. Den blir ett stöd för de beslut som behöver fattas under projektets gång.
När verktyget blir en del av beslutsfattandet
I takt med att projekt blir mer komplexa ökar också kraven på uppföljning, samordning och analys.
När tidplan, beroenden, resurser och uppföljning hänger ihop blir det enklare att förstå konsekvenserna av olika beslut och att hålla projektet på rätt kurs.
För många bygg- och anläggningsföretag innebär det att använda ett planeringsverktyg som är utvecklat för att hantera komplexa projektmiljöer, exempelvis Asta Powerproject.
Men oavsett verktyg är målet detsamma:
Att skapa en projektplan som inte bara tas fram vid projektstart, utan som fortsätter att ge värde genom hela projektets livscykel.
Projektplanering handlar i slutändan om bättre beslut
En projektplan kan aldrig eliminera osäkerhet i ett byggprojekt. Däremot kan den ge projektteamet bättre förutsättningar att förstå konsekvenserna av olika beslut och agera i tid när förutsättningarna förändras.
När tidplan, resurser och beroenden ses som en sammanhängande helhet blir det lättare att prioritera rätt, samordna projektets olika delar och behålla kontrollen genom hela projektets livscykel.
______________________
Sammanfattning
De flesta projektledare vet hur man skapar en tidplan. Det som ofta skiljer framgångsrika projekt från mindre framgångsrika handlar istället om hur väl projektet kan hantera förändringar, förstå konsekvenser och behålla överblicken när verkligheten förändras.
Projektplaner som fortsätter skapa värde genom hela projektets livscykel kännetecknas ofta av att de:
- gör det enkelt att förstå konsekvenserna av förändringar
- synliggör beroenden mellan aktiviteter, resurser och leveranser
- ger projektgruppen ett gemensamt underlag för beslut
- balanserar detaljer med överblick
- speglar projektets faktiska resursförutsättningar
- uppdateras och används som en naturlig del av det dagliga arbetet
- stöttar både projektstyrning och projektuppföljning
När projektgruppen får bättre insikt i sambanden mellan aktiviteter, resurser och tid blir det också lättare att fatta rätt beslut vid rätt tidpunkt.
________________________________________
Vill du ta nästa steg i din projektplanering?
Upptäck hur Asta Powerproject hjälper dig att skapa projektplaner som faktiskt används i praktiken – med bättre kontroll över tidplan, resurser och framdrift i dina projekt.
Läs mer om Asta Powerproject