När kostnadskalkylen blir mer än ett underlag för anbudet
För företag inom bygg, anläggning och installation är kalkylen central i anbudsprocessen. Den ska ge ett tillräckligt säkert underlag för att sätta rätt pris och samtidigt skapa förutsättningar för en lönsam affär.
Men värdet i kalkylen behöver inte stanna där.
I kalkylarbetet finns mycket av den erfarenhet och kunskap som byggts upp i verksamheten. När den kunskapen får rätt stöd och struktur kan kalkylen också bli ett värdefullt underlag för flera av projektets efterföljande beslut.
Ta vara på kunskapen bakom siffrorna
En kalkyl består av mer än kostnadsposter och en totalsumma. Bakom siffrorna finns bedömningar, erfarenheter och kunskap om hur ett projekt faktiskt kan genomföras.
Vilka poster påverkar resultatet mest? Var finns osäkerheterna? Vilka antaganden har störst betydelse för kalkylen?
När informationen är sammanhållen blir det enklare att använda den kunskap som redan finns i kalkylen. Det blir också lättare att analysera effekten av förändringar i exempelvis mängder, material, tider eller resurser.
Det ger bättre förutsättningar att värdera olika alternativ innan anbudet lämnas.
När förutsättningarna ändras
Förutsättningarna i ett anbud är sällan konstanta. Priser uppdateras, mängder förändras och alternativa lösningar behöver värderas. Då blir kalkylens struktur viktig.
Möjligheten att snabbt justera relevanta delar och se konsekvensen i helheten gör det enklare att arbeta vidare utifrån den bedömning som redan har gjorts. Det minskar också risken för att förändringar får följdeffekter som inte fångas upp.
För verksamheter med många parallella anbud kan det ge både bättre överblick och ett effektivare arbetssätt.
Informationen har ett värde även efter anbudet – produktionskalkyl
När anbudet är lämnat finns kalkylen kvar. Den innehåller information om projektets förväntade kostnader och produktionsförutsättningar.
Den informationen kan användas vidare.
En strukturerad kalkyl kan exempelvis ge underlag för planering och uppföljning. När kalkylerade kostnader kan jämföras med utfallet blir det lättare att identifiera avvikelser och förstå vad de beror på.
Över tid kan samma information också bidra till bättre underlag för kommande projekt. Det är här kalkylen kan bli mer än ett anbudsverktyg. Den kan bidra till att ta vara på den erfarenhet som byggs upp mellan projekten.
Från enskilda kalkyler till ett arbetssätt
För att få ut det värdet krävs förstås mer än ett kalkylprogram. Det krävs också ett arbetssätt där information kan återanvändas och erfarenheter tas tillvara.
Med Bidcon kan tidigare kalkyler, mallar och produktionsinformation användas som grund för nya kalkyler. Kalkylinformationen kan också användas vidare i projektet. Det gör det möjligt att bygga vidare på det arbete och den kunskap som redan finns, i stället för att börja om från början.
På så sätt blir kalkyleringen inte bara en fråga om att räkna inför nästa anbud. Den kan också bidra till att göra företagets samlade erfarenhet mer användbar över tid.
Kalkylen som kunskapskälla
En väl genomarbetad kalkyl innehåller betydligt mer information än en slutlig anbudssumma. Den speglar bedömningar, erfarenheter och kunskap om projektets förutsättningar. När den informationen går att följa, analysera och återanvända ökar också värdet av det arbete som redan har lagts ner.
Frågan är därför inte bara hur snabbt nästa kalkyl kan tas fram. Det är också hur mycket värde företaget kan få ut av den kunskap som redan finns.