Bidcon hjälper HP Rör hålla tempot uppe

Med många projekt i gång samtidigt krävs ett arbetssätt som ger överblick utan att bromsa tempot. För HP Rör har Bidcon blivit den gemensamma utgångspunkten för kalkyler och projektinformation.

Installationsföretaget som grundades 1994 i Stockholm inriktar sig på energieffektiva system för fjärrvärme och värmepumpar. Samtidigt utför de även mer traditionella VVS-arbeten inom vatten och avlopp. Kunderna består främst av professionella beställare som bostadsrättsföreningar, fastighetsförvaltare, kommunala bolag och myndigheter.

– De flesta projekten vi jobbar med utför vi på två till tre veckor med två eller tre montörer. Sträcker sig ett projekt över en månad är det långt för oss, förklarar Tobias Friberg, projektledare på HP Rör.

Projektledarna följer hela projektet

Tobias är en av fyra projektledare på HP Rör som håller i projekten från ax till limpa.

– Vi gör egentligen alltihop, från att ta emot en förfrågan och göra kalkylen till projektering, genomförande och avslut. Man får med alla bitar och har därför en tydlig bild av hela projektet, säger Tobias.

Varje projektledare kan ha omkring tio projekt i olika faser i gång samtidigt. När uppdragen avlöser varandra snabbt blir det viktigt att enkelt kunna hitta rätt kalkyl, förstå tidigare bedömningar och se vad en kollega redan har gjort.

– När en ny förfrågan kommer in skapar vi ett projekt med ett eget projekt- och anbudsnummer. Samma nummer registreras i Bidcon och följer sedan med genom hela projektet. På så sätt finns det en tydlig koppling mellan kalkylen och resten av vår projektstruktur.

Lättillgängliga kalkyler skapar struktur

För HP Rör ligger den stora nyttan därför inte i att alltid använda så många funktioner som möjligt. Den ligger i att kalkylerna får en gemensam och tillgänglig plats, oavsett hur stora eller små de är.

– I stället för att informationen hamnar på en servettlapp skriver vi in den i Bidcon och har allt samlat. Alla våra kalkyler finns där och är enkla att hitta. Om någon är sjuk kan vi gå in, se vad som är gjort och ta vid.

Det skapar kontinuitet mellan projektledarna och minskar beroendet av splittrad information som sparats lokalt på en dator, i en personlig mapp eller bland handskrivna anteckningar.

Ett skalbart arbetssätt

Arbetssättet är likartat mellan projektledarna, men Bidcon ger samtidigt utrymme att gruppera och strukturera kalkylerna på olika sätt. När projekten är större kommer även andra programvaror in i bilden.

– I några större projekt där vi har fått ritningar har jag gjort mängdningen i Bluebeam och sedan importerat den till kalkylen. Det använder vi när projekten blir mer omfattande. Där kommer Bidcons integration med just Bluebeam väl till pass.

Kopplingen mellan programmen är inte nödvändig i varje uppdrag men finns tillgänglig när projektets storlek och underlag kräver ett mer detaljerat arbetssätt. Samma grundläggande struktur fungerar alltså både för den snabba kalkylen och för större projekt med ritningsbaserad mängdning.

Enkelt att komma i gång

Att Bidcon är enkelt att börja arbeta i är ytterligare en fördel för en organisation där flera projektledare använder samma system. HP Rör har introducerat nya användare som efter en utbildning snabbt har kunnat börja arbeta självständigt.

– Det har varit väldigt enkelt att komma i gång. Gränssnittet är tydligt. Det vi har diskuterat efteråt är mest hur man kan gruppera på olika sätt och använda olika kalkylblad för att sortera enklare, säger Tobias.

HP Rör använder inte alla möjligheter som finns i Bidcon – och har heller inget behov av att göra det i varje projekt. Programmet kan användas på den nivå som passar uppdraget för stunden och samtidigt ge hela organisationen en gemensam grund.

– Vi skrapar nog bara på ytan av vad programmet klarar. Men när man har ett mer specifikt behov så brukar lösningen redan finnas i programmet. För oss fungerar det väldigt bra, avslutar Tobias.

Fördelar i korthet

• Samlade kalkyler ger gemensam överblick
• Kollegor kan snabbt sätta sig in i och ta över varandras projekt
• Nya användare kommer i gång direkt efter introduktion
• Använd er egen struktur för snabba kalkyler och mängdning i Bluebeam för större projekt

Lär dig mer om Bidcon för VS-branschen, klicka här!