Från arbetsorder till insikter: så skapar du värde med din underhållsdata

Så kan underhållsdata ge bättre beslut och mer förutsägbart underhåll

I industrin samlas stora mängder underhållsdata varje dag. Arbetsorder registreras, maskiner och utrustning följs upp och tekniker dokumenterar fel och åtgärder, allt enligt schemat. Trots det kan det vara svårt att få svar på grundläggande frågor i underhållsarbetet:

• Varför går vissa tillgångar sönder om och om igen
• Var uppstår driftstopp egentligen
• Använder vi våra resurser på rätt sätt
• Vad behöver vi prioritera härnäst

Att data finns betyder alltså inte automatiskt att den går att använda. Informationen är ofta utspridd mellan olika system, Excel-filer och medarbetarnas egen erfarenhet. Det är en situation som Magnus Lindfors, affärsutvecklare inom CMMS/underhållssystem på Eleco, ofta möter.

”Datan finns ofta redan i verksamheten, men behöver samlas och struktureras för att ge en tydligare bild av vad som händer i anläggningen och var underhållsinsatserna gör störst nytta.”

Mer data än du tror, men svårt att använda

Då de flesta underhållsorganisationer genererar mycket stora mängder information, blir utmaningen ofta att få informationen att hänga ihop och bli användbar över tid. En enskild arbetsorder säger kanske inte så mycket. Men över tid kan arbetsorder, felhistorik och genomförda åtgärder visa tydliga mönster.

”Ofta har organistionerna redan mer data än de tror, så problemet är egentligen inte mängden. Ofta handlar det snarare om struktur, kvalitet och tillgänglighet. Många arbetar fortfarande med spridda Excel-filer eller system som inte hänger ihop, vilket gör informationen svår att överblicka och ännu svårare att använda i vardagen. Med ett pålitligt underhållssystem från Eleco samlas underhållsinformationen i en gemensam struktur, så att den blir enklare att använda i det dagliga arbetet.” Säger Lindfors

Användbar data börjar i det dagliga arbetet

Enligt Magnus Lindfors blir rapporter och nyckeltal inte bättre än informationen de bygger på. Därför börjar arbetet tidigare, i hur fel, åtgärder, arbetsorder och tillgångar registreras i vardagen. Kvaliteten på din data speglar hur du arbetar varje dag:

”I praktiken handlar det om att skapa en tydlig struktur från början. En enhetlig tillgångsstruktur, konsekvent hantering av arbetsorder och gemensamma definitioner av fel, orsaker och åtgärder gör stor skillnad. Detsamma gäller underhållshistorik och reservdelar. När informationen registreras på samma sätt över tid blir det möjligt att jämföra, följa utvecklingen och se vad som faktiskt återkommer. Det är med andra ord lika mycket en fråga om arbetssätt som om teknik. När registreringen fungerar i vardagen byggs en historik som går att använda i nästa beslut.”

Från reaktivt till proaktivt underhåll

När överblicken saknas blir underhållet ofta reaktivt. Dagarna fylls av akuta insatser, snabba lösningar och brandkårsutryckningar. Då finns sällan tid att analysera varför problemen återkommer eller vilka åtgärder som faktiskt ger effekt. Med en samlad underhållshistorik blir det lättare att upptäcka återkommande problem. Om samma pump eller maskin får liknande fel flera gånger ska det gå att se i historiken och bedöma om det krävs en annan åtgärd än ännu en akut reparation.

Det blir möjligt att följa sådant som annars lätt försvinner i det dagliga arbetet:

• Vilka maskiner och vilken utrustning står för de största underhållskostnaderna
• Vilka fel återkommer oftast
• Var driftstopp uppstår
• Vad som faktiskt ger effekt i det förebyggande underhållet

På så sätt går det att flytta en större del av arbetet från akuta insatser till planerat och förebyggande underhåll. Inom industrin har frågan fått ökad betydelse i takt med att produktionsflöden blivit mer sammanhängande och konsekvenserna av oplanerade stopp större.

Underhållsdata blir en del av beslutsunderlaget

Underhållsdata är inte bara relevant för underhållsavdelningen. Den kan också ge underlag för produktion, ekonomi och långsiktig investeringsplanering. När informationen används på rätt sätt blir den en naturlig del av beslutsunderlaget. Den hjälper verksamheten att prioritera bättre, planera mer långsiktigt och minska osäkerheten i både drift och investeringar. Det innebär också att underhåll kan bedömas utifrån hur det påverkar tillgänglighet, produktion och kostnader, inte enbart som en löpande kostnadspost.

En förutsättning för AI och prediktivt underhåll

AI och prediktivt underhåll diskuteras allt oftare inom industrin. Men även här är grundarbetet avgörande, menar Lindfors”

”För att kunna förutse fel behöver verksamheten först veta vilka maskiner och vilken utrustning som finns, vad som har hänt med dem och kunna lita på den information som registreras. Strukturerad och tillförlitlig underhållsdata är därför en grundförutsättning. Utan den blir även alla analysverktyg begränsade. Målet är alltså inte mer data utan bättre, som går att förstå, lita på och agera utifrån.”

Från historik till bättre underhåll

Underhåll har alltid varit en förutsättning för en fungerande produktion. Det som har förändrats är möjligheten att samla historiken och använda den mer systematiskt. Med CMMS/underhållssystem från Eleco blir varje arbetsorder en del av något större, en kunskapsbas som växer över tid och gör det lättare att fatta rätt beslut framåt.

I praktiken ger det bättre förutsättningar att planera underhållet, minska risken för oplanerade driftstopp och prioritera resurser där de gör störst nytta. När underhållsdata används på det sättet blir underhållet också en tydligare del av verksamhetens löpande förbättringsarbete.

__________________________

Sammanfattning

Många organisationer sitter redan på stora mängder underhållsdata, men utmaningen är att göra den användbar. När datan struktureras rätt och blir en del av det dagliga arbetssättet skapas bättre överblick, mer proaktivt underhåll och tryggare beslut. Det är också grunden för att kunna arbeta vidare med AI och prediktiva analyser.

Det viktigaste i korthet:

• Struktur och kvalitet avgör om din underhållsdata skapar värde
• Rätt lösning, som CMMS/underhållssystem från Eleco, gör datan tillgänglig och användbar
• Bättre data möjliggör ett mer proaktivt underhåll
• Det leder till färre driftstopp och effektivare resursanvändning
• Underhåll blir en mer strategisk del av verksamheten

Läs mer: Frigör ROI i underhåll: så skapar CMMS verkliga kostnadsbesparingar

Är du intresserad av att prata mer om hur underhållsdata ge bättre beslut och mer förutsägbart underhåll? Kontakta oss.